Asiakirjat ja lomakkeet

Lomakkeet

Oheisista linkeistä pääsee liittymään sekä Kannunvalajien jäseneksi että antamaan palautetta toiminnasta. Lisäksi ongelmatilanteista ilmoittamista varten on oma lomakkeensa kuten myös yhdistyksen julkaisun Tutkaimen toimintaan liittyvään palautteeseen.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Valtiotieteellisen Tiedekunnan Opiskelijajärjestö Kannunvalajat ry, ruotsiksi käännettynä Statsvetenskapliga Fakultetens Studentorganisation Kannstöparna rf (myöhemmin Kannunvalajat ry)

Mannerheimintie 5 A 2.krs, 00100 Helsinki

2. REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Sihteeri Cléo Huotari

sihteeri[at]kannunvalajat.fi

3. REKISTERIN NIMI

Kannunvalajat ry:n jäsenrekisteri

4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenien yhteystietoja.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

• Täydellinen nimi

• Kotipaikkakunta

• HYY:n jäsenyys

• Sähköpostiosoite

• Opintojen aloitusvuosi

• Koulutusohjelma/pääaine

• Opiskelijanumero

• Puhelinnumero (vapaaehtoinen)

Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan välittömästi mikäli jäsenyys puretaan.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistykseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www-lomakkeella.

7. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja kerätään vain sähköisessä muodossa luotettavalla ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavalla kolmannen osapuolen internet-palvelimella (Helsingin yliopiston e-lomake), josta ne poistetaan sen jälkeen, kun tiedot on siirretty rekisterinpitäjälle erilliseen tiedostoon. Tiedot sisältävä tiedosto on salattu. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Kannunvalajat ry:n vastuuhenkilöiden toimesta.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. REKISTERIN TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Kannunvalajat ry:n jäseniä. Yhdistyksestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.

Jäsenrekisteriseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 25.5.2018. Viimeisin muutos 11.01.2024.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Valtiotieteellisen Tiedekunnan Opiskelijajärjestö Kannunvalajat ry, ruotsiksi käännettynä Statsvetenskapliga Fakultetens Studentorganisation Kannstöparna rf (myöhemmin Kannunvalajat ry)

Mannerheimintie 5 A 2. krs, 00100 Helsinki

2. REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Sihteeri Cléo Huotari

sihteeri[at]kannunvalajat.fi

3. REKISTERIN NIMI

Kannunvalajat ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on varmistaa, että tapahtumiin ilmoittautuneista saadaan kerättyä tapahtuman järjestämisen kannalta olennaiset asiat.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

o Etu- ja sukunimi

o Sähköpostiosoite (*)

o Kannunvalajien jäsenyys (*)

o Erityisruokavalio ja juomamieltymykset (*)

o Vaihtuva tapahtumakohtainen lisätieto (*)

Tähdellä merkittyjä tietoja pyydetään vain tarvittaessa. Rekisterin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa tapahtuman jälkeen.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla.

7. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei koskaan luovuteta muille tahoille, ellei tapahtuman järjestelyt sitä vaadi (esimerkiksi nimen ja ruokavalion luovuttaminen ravintolalle). Tietojen mahdollisesta luovuttamisesta mainitaan aina tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Tietoja ei luovuteta eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja kerätään vain sähköisessä muodossa luotettavalla ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavalla kolmannen osapuolen internet-palvelimella (Helsingin yliopiston e-lomake sekä Kide.app). E-lomakkeesta tiedot poistetaan sen jälkeen, kun tiedot on siirretty rekisterinpitäjälle erilliseen rekisteritiedostoon. Kide.app-palvelusta ladatut tiedot siirretään myös erilliseen rekisteritiedostoon. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Kannunvalajat ry:n nimeämien vastuuhenkilöiden toimesta. Tiedot poistetaan rekisterinpitäjän tiedostoista kohtuullisen ajan kuluessa tapahtuman jälkeen. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

9. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. REKISTERIN TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan noin kaksi viikkoa tapahtuman jälkeen. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, tiedot poistetaan kahden viikon kuluessa niiden henkilöiden osalta joiden kohdalla ne eivät enää ole tarpeen.

11. TIETOJEN JULKAISU

Mikäli halutaan julkaista henkilötietoja, tulee siitä kerätä rekisteröidyltä aina erillinen suostumus ja kyseisen suostumuksen tulee aina olla aidosti vapaaehtoinen. Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä rekisteröidyltä voidaan kysyä lupa nimen julkaisemiseen tapahtuman osallistujalistassa. Vaikka lupaa ei annettaisikaan, voi tapahtumaan silti osallistua.

Tapahtumien ilmoittautumisrekisteriseloste